Protocolo, una forma de comunicación para alcanzar el éxito

Protocolo, una forma de comunicación para alcanzar el éxito


Hablar de protocolo suele estar asociado directrices cerradas y arcaicas. La realidad de este trabajo, fundamental para el correcto desarrollo de los eventos y encuentros que cada día se producen, muestra sin embrago como tanto el protocolo como sus responsables están en constante formación y renovación.

Para trabajar en la unificación de criterios y adaptarse a las nuevas demandas, los próximos 23, 24 y 25 de octubre la Universidad Pablo de Olavide acoge el XVIII Encuentro de responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de las Universidades Españolas, así como el X Encuentro Hispano-Luso de Protocolo Universitario. Dos eventos, organizados por la Asociación para el Estudio y la Investigación del Protocolo Universitario, donde los responsables y técnicos de protocolo ponen sobre la mesa la realidad de sus trabajos en busca de las medidas necesarias para unificar criterios.

Con más de 80 especialistas, procedentes de unas 50 universidades tanto de España como de Portugal, durante los dos días de ponencias se tratarán temas de actualidad, como puede ser la equidad de género en el ceremonial, un hecho que cada vez se señala más cuando, por ejemplo, en una fotografía solo posan hombres.

Los detalles que crean el éxito

Tal y como señala Raúl Gómez, jefe del Servicio de Protocolo de la UPO y presidente de la Comisión Organizadora del encuentro, “el principal problema que tiene el protocolo es que toma protagonismo solo cuando falla, pero el protocolo está en todo y es uno de los responsables del éxito de los actos”. En este sentido, Gómez remarca como “muchas veces se nos acusa de poner trabas y eso no es así, el protocolo tiene la función de que todos hagamos lo que tenemos que hacer, que se respeten los turnos y los cargos, algo que además debe estar por escrito, para que todo salga según lo previsto”.

La modernización del protocolo es “una necesidad, queremos intentar que se visibilice como trabajamos en adaptarnos a los cambios, hay una evolución en las formas y desde el protocolo nos adaptamos a ello, pero para eso hace falta que unifiquemos los criterios”. Aunque desde fuera pudiera no darse siempre la importancia debida, Gómez señala que “dentro de la institución, cuando se trabaja con los responsables, se da el valor que tiene el protocolo, porque trabajamos para que todo salga de forma correcta y eso los cargos lo ven”.

Un trabajo que necesita “formación e información” para los que lo realizan, retos que se pretenden abordar a través de las ponencias con importantes cargos del entorno del protocolo. Entre los encuentros previsto destaca la mesa redonda con las intervenciones de Juan Manuel Suárez, exconsejero de Cultura y Medio Ambiente de la Junta de Andalucía y rector de UNIA (2005-2013); Francisco José Martínez, rector de la Universidad de Huelva (2005-2013) y viceconsejero de Igualdad de la Junta de Andalucía y María Teresa Otero, catedrática de la Universidad de Sevilla y jefa de protocolo de la Junta de Andalucía, quien además en su trayectoria suma la dirección de protocolo de la EXPO’92. En esta mesa redonda los ponentes trataran “la otra cara del protocolo” es decir, “la visión que desde la parte de los cargos institucionales tienen de los eventos, es una oportunidad muy importante de saber qué opinan los jefes de nuestro trabajo”, apunta Gómez, quien también moderará la mesa.

Comunicación y unificación

En el encuentro de 2005, se estableció entre las conclusiones como “el protocolo universitario constituye un elemento fundamental en el ámbito de la comunicación institucional que debe adaptarse a las exigencias que hoy se le plantean, sin perder su autonomía, su tradición y su propia filosofía”. Una idea que sirvió para crear el Manual de Protocolo universitario común para toda España. “Es un manual que además está ratificado por la CRUE, que representa a universidades públicas y privadas, lo que suma a la unificación de criterios en la comunicación protocolaria”, señala Gómez.

En este sentido, el responsable de protocolo de la UPO expone como “es necesario que todas las universidades actúen igual en materia de protocolo, independiente de que sean más o menos grandes, con unos mismos criterios facilitamos que los actos sean iguales y, que por ejemplo, haya una unificación en los colores de los grados y estos sean los mismos en toda España”.

Más allá de las fronteras españolas, junto al Encuentro de responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de las Universidades Españolas, se celebra el décimo Encuentro Hispano-Luso de Protocolo Universitario. Es así como “desde hace 10 años sumamos al encuentro algunas universidades portuguesas, esto es gracias a la buena relación que existe entre las instituciones de ambos países, donde hemos llegado a acuerdos conjuntos”, señala Gómez.

Programa del Encuentro de responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de las Universidades Españolas

Miércoles, 23 de octubre de 2019

  • 20.30 h. Encuentro en Plaza del Triunfo.
  • 21.30 h. Recibimiento por parte del Sr. Cónsul General de Portugal y de la Sra. Vicerrectora de Relaciones Institucionales de la U. Pablo de Olavide, de Sevilla.

Jueves, 24 de octubre de 2019 Sede de la jornada: Paraninfo de la Universidad Pablo de Olavide

  • 9:00 h. Acreditación y entrega de material. Paraninfo de la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla.
  • 9:30 h. Acto de Inauguración Sr. Rector Magfco. y autoridades (por confirmar). Paraninfo de la UPO.
  • 10:15 h. Presentación del Encuentro por la Organización.
  • 10:30 h. Ponencia “El nacimiento de los principales rituales académicos. Evolución y pervivencia hasta nuestros días” a cargo de D.ª Ana Quijada (U. de Oviedo).
  • 11:00 h Ponencia: “Protección de Datos en el ámbito de la Relaciones Institucionales (Agenda, contactos.)” a cargo de D. Victoria Madrona, Delegada del Rector para la Protección de Datos (U. de Pablo de Olavide, de Sevilla).
  • 11.30 h. Café.
  • 12:00 h. Mesa redonda sobre “Estructura organizativa y funciones del responsable de protocolo universitario. Divergencias entre universidades y confluencia con otros cargos de responsabilidad”, intervienen D. Alfonso Díaz PAS Laboral (U. de Cantabria), D. Salustiano Martínez PDI libre designación (U de Cádiz), D.ª María Emilia Bermejo PAS Funcionaria (U. de M. Hernández), D.ª Jana Valdés Gabinete del Rector (Univ. Autónoma de Madrid) y Manuela Suarez Gabinete de Relaciones Institucionales y Protocolo (U. de Granada) y modera D.ª Elvira Saez (U. de Almería).
  • 13:30 h. Ponencia: ”Organização de um Simpósio Científico, dilema das diferenças culturais” a cargo de D.ª Rosario Pinheiro (U. Nova de Lisboa). 14:00 h. Presentación Actos Singulares: “Premios Universitarios de Fin de Carrera Real Maestranza de Caballería de Sevilla” a cargo de D.ª Carmen Pérez (U. de Sevilla), “Plantación de un árbol a cargo de los doctores honoris causa” a cargo de D. Antoni Perelló (U. de Islas Baleares).
  • 14:30 h. Almuerzo de trabajo.
  • 16:00 h. Ponencia: “Estrategias para visualizar un evento” a cargo de D. Juan Ramón Rico (U. de Huelva).
  • 16:30 h. Conferencia: “Honores y Protocolo en la Legión Española” a cargo de D. José Manuel Navarro (Presidencia de la Junta de Andalucía). 17:30 Ponencia: “El Protocolo y Ceremonial Universitario desde la equidad de género: un reto para la universidad del siglo XXI” a cargo de D.ª Carmen Lázaro y D.ª Pilar Safont (U. Jaume I).
  • 18:00 h. Fin de la jornada de ponencias.

Viernes, 25 de octubre de 2019 Sede de la jornada: Sede Central de la Fundación Cajasol (Plaza San Francisco).

  • 10.00 h. Ponencia: “Maceros y otros oficiales del protocolo universitario” a cargo de D. Estanislao de Luis (U. de León) y D.ª Alba Nasarre (U. de Barcelona).
  • 10.30 h. Ponencia: “Estrategias en Materia de Relaciones Institucionales en las Universidades Españolas” a cargo de D.ª Marisa Corcuera (U. de Burgos). 11:00 h. Ponencia: “O Prestígio do Doutoramento” a cargo de D.ª Cristina Soares (U. do Porto).
  • 11.30 h. Ponencia: “Protocolo e Investigación: ¿convergencia o divergencia?” a cargo de D.ª Elvira Senz (U. de Almería) y de D. Salustiano Martínez (U de Cádiz). 12.00 h. Café
  • 12:30 h. Mesa Redonda ”La otra cara del Protocolo”, intervienen D. Juan Manuel Suárez (Exconsejero de Cultura y Medio Ambiente de la J.A. y Rector Magfco. de la UNIA 05-13), D. Francisco José Martínez (Rector Magfco. de la U. de Huelva 05-13 y Viceconsejero de Igualdad de la J.A.) y D.ª María Teresa Otero (Catedrática de la U. de Sevilla, Expresidenta de la OICP, Jefa de Protocolo de la J.A., Jefa Gabinete y Protocolo de Delegación de Gobierno en Andalucía y Directora de Atención a Días Nacionales en la EXPO´92) y modera D. Raúl Gómez (U. Pablo de Olavide, de Sevilla).
  • 13:30 h. Ponencia: “Celebración del XX Aniversario de la UMH” a cargo de D.ª Mª Emilia Bermejo y D.ª Mª Cruz Pedraja (U. Miguel Hernández). 14:00 h. Ponencia: “Actos celebrados en la Universidad y organizados por otras instituciones o empresas: Conflictos y Soluciones” a cargo de D. Miguel Díaz (U. Politécnica de Cartagena), D. Salustiano Martínez (U. de Cádiz), D.ª María Emilia Bermejo (U. Miguel Hernández), D.ª Carmen Fayos (U. de València) y D.ª Francisca de Paula Saravia (U. de Córdoba).
  • 14:30 h. Almuerzo de trabajo.
  • 16:00 h. Conferencia “La Catedral de Sevilla, ejemplo de gestión de un monumento con uso cultural y de culto. Los retos desde 1992 a la actualidad”, a cargo de Margarita López, Excmo. Cabildo de la Catedral de Sevilla.
  • 17:00 h. Clausura del Encuentro por parte de la Excma. Presidenta del Parlamento de Andalucía.

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