La Universidad de Almería ha instaurado la factura electrónica en la totalidad de sus servicios para una mayor eficiencia en la generación, envío y recepción automática e inmediata de las facturas. Así pues, a partir de mañana 1 de noviembre de 2016, la UAL exigirá a ciertos proveedores emitir factura electrónica. Para informarles de cómo funciona, el 25 de octubre desarrolló la ‘Jornada informativa sobre la e-factura y el proveedor en la Universidad de Almería’, con la colaboración de Cajamar.
En esta jornada la gerente de la UAL, Carmen Caba, informó del procedimiento definido por la Universidad de Almería para la correcta tramitación de las e-facturas, de las que destacó, entre otras ventajas
“La reducción de los plazos de emisión y entrega; la seguridad y rapidez en la presentación de facturas y emisión de los comprobantes, así como la consulta de facturas presentadas electrónicamente, ya que el proveedor puede conocer en todo momento cuál es el estado de tramitación de sus facturas”.
Además, con este sistema se garantiza una mayor protección del proveedor, reduciendo la morosidad del sector público, lo que contribuirá a mejorar el control del gasto público y reforzar la transparencia. También recordó que los proveedores pueden conseguir la información necesaria para usarla a través de la página de la e-factura.
Por su parte, Mario Martínez Guerrero, director del área de Multicanidad del BCC-Grupo Cajamar, explicó en qué consiste la factura electrónica, su validez legal plena, así como su incidencia sobre el proceso tradicional de gestión de facturas, destacando que ya se está implantando en toda Europa, especialmente en los países nórdicos y en las transacciones entre empresas (B2B) o de éstas con las Administraciones Públicas (B2G).
“Las ventajas de la factura electrónica son claras: ahorro de costes, agilidad, simplificación de la gestión y seguridad, al tener que ir las facturas firmadas digitalmente para ser válidas”.
Por ello, tal y como comentaba Martínez Guerrero, la Comisión Europea está impulsando su implantación. “Las pymes deben de tener a su alcance soluciones sencillas y baratas”, en las que un tercero les presta el servicio tecnológico aportando la firma digital, custodia de los documentos a largo plazo, consulta de facturas y facilidades para su integración con los programas de gestión de las empresas (ERP). De esta manera, “la integración de la factura electrónica en los procesos de gestión actuales se simplifica. Todo el proceso de facturación continúa exactamente igual hasta el último paso, que es cuando la impresión y envío tradicionales se sustituye por su transformación, firma y envío por medios telemáticos”.
Expertos en la e-factura
En este sentido, la Plataforma e-factura del Grupo Cajamar presta precisamente este servicio según las condiciones fijadas por la Comisión Europea. Integrada en la Banca electrónica de Cajamar, se puede facturar electrónicamente sin necesidad de disponer de un certificado electrónico, sin tener que adaptarse al sistema de cada proveedor o cliente, con posibilidad de “guardar” papel y de forma integrada con el ERP a través del formato facturae. Asimismo, este servicio facilita las funcionalidades habituales relacionadas con la gestión de facturas: emisión, recepción, custodia, consulta y firma de facturas, además de otras como importar y exportar facturas, generar libros de IVA o enviar avisos automáticos.
La Plataforma de Cajamar también permite el envío de facturas a las Administraciones Públicas, como la Universidad de Almería, al estar conectada con el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe), que es la plataforma online que permite presentar facturas electrónicas ante cualquier órgano de la Administración General del Estado y otras Administraciones adheridas, como comunidades autónomas, ayuntamientos, universidades, diputaciones, etc. En este sentido, cabe recordar que desde el 2015 es obligatorio enviar a las Administraciones Públicas facturas en formato electrónico cuando se facture más de 3.000 euros al año.
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