La Universidad Internacional de Andalucía ha entregado sus primeros Premios a las Buenas Prácticas de Gestión a dos iniciativas del Personal Técnico, de Gestión, Administración y Servicios que han mejorado el funcionamiento interno de la institución. Los galardones han recaído en un sistema para controlar los contratos administrativos y en una herramienta para captar estudiantes de posgrado.
Esta convocatoria inaugural, impulsada por el Vicerrectorado de Calidad, Igualdad y Responsabilidad Social, busca fomentar la mejora continua y la eficiencia en el servicio público que presta el personal de la universidad.
Un sistema que vigila los contratos
El premio en la categoría grupal ha sido para SEContratos, una herramienta presentada por Roberto Francisco Arroyo Moreno, del Área TIC, junto con María José Gómez Carrizosa, María de los Ángeles Martos García y Alfonso Jesús Romero Sánchez-Guerra, del Área de Contratación.
Este sistema permite que los contratos administrativos que firma la universidad se ejecuten de forma eficaz, legal y con total seguimiento de cada paso. El proyecto surgió para dar respuesta a uno de los desafíos más complejos en las instituciones públicas: controlar adecuadamente la ejecución de los contratos una vez firmados.
Según los responsables del proyecto, este problema se agrava en el entorno universitario, donde la gran variedad de servicios contratados y el número de departamentos implicados dificultan llevar un seguimiento ordenado de cada acuerdo.
SEContratos ha actualizado los procedimientos internos y corregido deficiencias previas mediante la automatización de tareas clave, al tiempo que ha reforzado los mecanismos de control interno. La solución, desarrollada con Power Automate —un programa que automatiza flujos de trabajo— y SharePoint —una plataforma para compartir y gestionar documentos—, ha introducido mejoras sustanciales en varios aspectos.
Entre ellas destacan el control efectivo de los plazos de los contratos, la eliminación de tareas duplicadas y la reducción de errores, una gestión documental completamente electrónica y una mejor integración con la contabilidad, lo que refuerza la coherencia y el control financiero.
Captación de estudiantes más eficaz
En la categoría individual, el premio ha sido para Marta Segura, del Área de Marketing, por un proyecto que ha centralizado toda la información sobre potenciales estudiantes en una única herramienta corporativa. El sistema ordena los procesos de atención, seguimiento y matriculación de los interesados en la oferta académica.
La iniciativa convierte el CRM —siglas en inglés de Customer Relationship Management o gestor de relaciones con clientes, en este caso estudiantes— en el eje que organiza la relación de la universidad con las personas interesadas en sus programas de posgrado. Esto facilita una visión completa y ordenada de todo el proceso de captación.
Esta herramienta, implantada en 2023, ha ido ampliando su alcance y funciones progresivamente. Ha eliminado la fragmentación que existía en la atención a las consultas sobre la oferta académica, personaliza las respuestas a cada interesado y consolida una base de datos común que permite conocer el historial de cada contacto con la universidad.
El nuevo sistema permite clasificar a los potenciales estudiantes según sus intereses, procedencia o tipo de programa que les atrae. También posibilita diseñar campañas específicas para cada grupo y automatizar comunicaciones importantes durante todo el proceso de decisión, reduciendo los tiempos de respuesta y mejorando la experiencia desde el primer contacto.
Además, el proyecto ha tenido un efecto transversal en toda la organización, ya que favorece la coordinación entre distintas áreas como captación, gestión académica, estudiantes, innovación, protocolo, tecnologías de la información o telemarketing. Esto ha mejorado el trabajo en conjunto de departamentos que antes funcionaban de manera más independiente.
Ambos proyectos premiados demuestran cómo la innovación en la gestión administrativa puede traducirse en mejoras concretas tanto para el funcionamiento interno de las instituciones como para la experiencia de quienes utilizan sus servicios.